Sécuriser les échanges intragroupes dans une scale-up

Les transactions commerciales intergroupes

Comptabilité, bonnes pratiques, pièges à éviter… Comment piloter vos transactions commerciales intergroupes ?

Comptabiliser les ventes et achats de biens, sous-traitance

Chaque entité du groupe doit enregistrer la transaction comme elle le ferait pour toute transaction externe. La filiale qui reçoit les biens ou services débitera un compte de charge ou d’immobilisation et créditera un compte de dettes fournisseurs. Inversement, la filiale qui fournit les biens ou services créditera un compte de revenus et débitera un compte de créances clients.

Les bonnes pratiques pour les transactions commerciales

• Utiliser des comptes relatifs à des transactions commerciales classiques est à conseiller, et les isoler, tels que les #4011 pour les fournisseurs intercos et les #4111 pour les clients intercos. De la même façon, il est conseillé d’isoler dans des comptes de charges et de produits les flux intercos pour permettre une meilleure réconciliation.
• Comme toutes transactions externes, les ventes doivent obligatoirement être réalisées avec une marge. L’appréciation de la marge doit être faite en fonction de la transaction.

Les pièges à éviter lors de transactions commerciales intergroupes

• La principale exception à la réalisation d’une marge sur les prestations intragroupes est le prêt de main-d’œuvre. Lorsqu’une entité du groupe prête du personnel à une autre entité du groupe, ce prêt doit faire l’objet d’une refacturation sans aucune marge. Il est également conseillé de rédiger une convention de mise à disposition de personnel encadrant ce prêt.
• Le respect des délais de paiement. Il arrive très souvent que ces transactions intragroupes ne soient jamais réglées par des flux bancaires. Il faut alors procéder aux paiements via l’enregistrement d’opérations diverses, réglant par compte courant ces transactions. Nous vous conseillons un paiement à 30 jours au moyen d’une écriture via le compte courant pour sécuriser le risque fiscal lié à la TVA.

Les Management fees intergroupes

Les « management fees » ou frais de gestion dans un contexte de groupe d’entreprises, sont des frais payés par des filiales à une société mère ou à une autre filiale pour les services de gestion et administratifs fournis. Ces services peuvent inclure la gestion stratégique, la planification d’entreprise, le marketing, les ressources humaines, la comptabilité, la gestion juridique et d’autres services de soutien.

Les bonnes pratiques en matière de Management fees

• La rédaction d’une convention est obligatoire. Elle servira d’une part à justifier les flux mais également d’encadrer ces refacturations. Elle doit être claire dans son fonctionnement et précise dans les services qu’elle inclue.
• Le choix de la méthode doit être pertinent. En pratique on constate 3 principales méthodes : prix de revient majoré, prix forfaitaire, prix basé sur une clé de répartition. Les prestations ne peuvent pas être réalisées à titre gratuit où à perte. Le prix ne doit pas non plus représenter de caractère excessif.
• Respecter les procédures aux conventions réglementées si les conventions de management entrent dans ce périmètre.

Les risques les plus fréquents avec les Managements fees intergroupes

• Risques sociaux: si la distinction entre les prestations réalisées dans le cadre de la convention et celles relatives au mandat social (lorsque les dirigeants des deux sociétés sont communs) n’est pas assez claire, l’URSSAF tentera alors d’assujettir aux cotisations sociales les rémunérations versées au titre de la convention.
• Risques fiscaux: En cas de non-conformité, les coûts des services fournis peuvent être ajoutés aux revenus de la société bénéficiaire, ce qui entraînera une augmentation de l’impôt sur les sociétés. Cela peut se traduire par une imposition des revenus au niveau de la société qui fournit les services, tandis que la société bénéficiaire du service ne pourra pas déduire ces coûts.
• Risques juridiques: Les risques juridiques peuvent s’étendre de la nullité de la convention de management fees à l’accusation d’abus de biens sociaux par le dirigeant. Il est donc essentiel de soumettre ces conventions à l’approbation en suivant les procédures réglementaires appropriées. Il convient de rappeler que le non-respect de cette étape peut entraîner l’annulation de la convention si elle n’a pas été approuvée par le Conseil d’administration dans le cas des sociétés anonymes (SA).

Prêts et avance de trésorerie Intragroupe

Il est très fréquent que les sociétés d’un même groupe réalisent de nombreux flux financiers entre elles (et ce même si elles n’ont pas de liens capitalistiques directs). Appelée « Cash Pooling » ou « Pooling de trésorerie » en anglais, c’est un accord financier conclu entre les entités d’un groupe de sociétés pour gérer efficacement leur trésorerie et leurs liquidités internes. Cette convention permet de centraliser et de gérer les fonds disponibles au sein du groupe de manière plus efficace.

Comment comptabiliser les prêts et avance de trésorerie intragroupe ?

On retrouve deux catégories d’échanges : les prêts intragroupes et les avances de trésorerie.

• Les prêts intragroupes, ce sont des sommes mobilisées à long terme et de fait comptabilisées dans des comptes #267 (actif immobilisé) et réciproquement en #171 (dettes financières).
• Les avances de trésorerie, sont des flux de cash qui ont vocation à être remboursés rapidement (c’est-à-dire inférieur à 12 mois). Cela concerne essentiellement les opérations du quotidien.

Ces prêts doivent être documentés et les intérêts doivent être calculés à un taux de marché pour éviter toute manipulation des résultats financiers.

Les bonnes pratiques pour vos prêts et avance intragroupe

• Les avances de trésorerie et prêts intragroupe doivent obligatoirement être rémunérés. Le taux de rémunération n’est pas imposé, il est à l’appréciation de la politique du groupe. Néanmoins il doit refléter une réalité économique, ainsi il est conseillé de retenir un taux proche de celui du marché.
• Une fois encore, la rédaction d’une convention est quasi obligatoire, et permettra en cas de contrôle fiscal de pouvoir documenter l’enregistrement de ces produits financiers et charges financières. Elle doit contenir principalement : les parties prenantes, les objectifs, la structure du cash pooling, les modalités de fonctionnement et la durée de la convention.

Les pièges à éviter dans vos prêts et avance de trésorerie intragroupe

Attention à la réintégration fiscale ! Chaque mois, un taux de référence dit « taux maximal d’intérêts déductible » est publié et doit servir de référence fiscale. Si la politique de rémunération du groupe a fixé un taux supérieur au taux maximal déductible fiscalement alors il ne faudra pas oublier de réintégrer le delta dans le bénéfice fiscal de la société (dans le cas de charges financières, les produits eux sont 100% imposables).

Distribution de dividendes au sein d’un groupe de sociétés

La distribution de dividendes au sein d’un groupe de sociétés est un processus par lequel une société mère (ou holding) verse des bénéfices sous forme de dividendes à ses filiales ou à d’autres entités membres du groupe. Cette pratique est courante dans le cadre de la gestion financière d’un groupe de sociétés.

Comment distribuer des dividendes dans un groupe ?

Quelques points importants sur la distribution de dividendes dans un groupe :

• Décisions du conseil d’administration : Les décisions de distribution de dividendes sont généralement prises par le conseil d’administration de la société mère.
• Conditions légales : La distribution de dividendes doit être effectuée conformément aux lois, à la réglementation en vigueur ainsi mais aussi conformément aux dispositions spécifiques qui peuvent être prévues dans les statuts.
• Impôts et fiscalité : La distribution de dividendes peut avoir des implications fiscales pour toutes les entités impliquées. Il est essentiel de comprendre les règles fiscales applicables aux dividendes, notamment en ce qui concerne le prélèvement à la source et l’imposition des dividendes au niveau de chaque filiale ou entité.

Les bonnes pratiques sur la distribution de dividendes

• Surveiller les délais de paiement des dividendes. En France, le délai maximal de paiement des dividendes est de neuf mois, conformément à l’Article L.232-13 du Code de Commerce. Ce délai débute à compter de la date de clôture de l’exercice comptable, ce qui signifie que pour une clôture au 31 décembre, les dividendes doivent être payés avant le 30 septembre de l’année suivante.
• Ne pas oublier les déclarations de Revenus de Capitaux Mobiliers (formulaire n°2777). Ce sont des déclarations qui doivent être souscrites le mois suivant celui du versement du dividende.
• Communiquer à l’administration fiscale l’IFU (Imprimé Fiscal Unique, formulaire n°2561) de chaque société du groupe. C’est un document qui permet au fisc de préremplir la déclaration de revenus de chaque bénéficiaire (personnes physiques) de capitaux mobiliers notamment. On entend par revenus de capitaux mobiliers les dividendes et les intérêts des comptes courants d’associés rémunérés.

Wilhow pour conseiller les échanges entre vos différentes sociétés

La gestion des transactions commerciales au sein d’un groupe de sociétés est un aspect essentiel de la gestion financière et comptable de ces entités interconnectées. Pour optimiser la comptabilisation de ces opérations, il est crucial de suivre les bonnes pratiques telles que l’utilisation de comptes dédiés, la rédaction de conventions claires et la rémunération appropriée pour les prêts et les avances de trésorerie. Cependant, il faut également être conscient des risques potentiels, tels que les problèmes fiscaux, juridiques et sociaux, qui peuvent découler d’une mauvaise gestion ou d’une absence de documentation appropriée.

En fin de compte, la transparence, la conformité aux lois et réglementations en vigueur, ainsi que la gestion prudente de ces transactions, sont essentielles pour maintenir la stabilité financière et la crédibilité d’un groupe de sociétés. Wilhow est là pour vous conseiller au besoin, contactez-nous !