Souvent perçue comme la tâche ennuyeuse des entrepreneurs, la comptabilité est pourtant au centre de la réussite d’une start-up. Par manque de connaissance ou parfois par négligence, des erreurs comptables sont fréquentes et impactent (parfois beaucoup) la croissance d’un projet.
Nous avons décidé de recenser les 5 erreurs comptables les plus courantes dans les start-ups que wilhow accompagne et leurs conséquences sur le business. Avec des solutions pour les éviter bien entendu.
1. Négliger la gestion de la trésorerie
La trésorerie est le nerf de la guerre pour toute entreprise, mais encore plus pour une startup qui opère le plus souvent avec des ressources limitées (au début surtout). Pourtant, de nombreuses startups omettent de surveiller leur trésorerie de près, se concentrant uniquement sur leur chiffre d’affaires ou leur rentabilité. Cette négligence peut avoir des conséquences graves, en particulier dans un environnement où les cycles de financement ou les délais de paiement des clients sont imprévisibles.
Les conséquences :
- Un manque de liquidité : les startups risquent de ne pas pouvoir payer leurs fournisseurs ou leurs équipes, ce qui peut rapidement compromettre le fonctionnement quotidien. Ce type de problème peut entraîner des interruptions d’activité, voire des défaillances graves.
- Des retards de paiement : cela peut nuire à la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de ses partenaires, fournisseurs et employés. Une mauvaise réputation financière peut affecter les relations commerciales à long terme et rendre plus difficile l’accès à de nouvelles opportunités.
- Des opportunités manquées : en l’absence de liquidité disponible, une startup peut manquer des occasions stratégiques comme un investissement clé ou un partenariat important.
Comment éviter cette erreur ?
- Utiliser des outils modernes comme Pennylane et Finthesis : ce sont deux outils qui permet un suivi en temps réel des encaissements et des décaissements, offrant une vision claire et actualisée de la situation financière. Avec des alertes automatisées et des rapports personnalisés, les entrepreneurs peuvent prendre des décisions basées sur des données fiables.
- Mettre en place des prévisionnels de trésorerie : une prévision précise des flux de trésorerie est essentielle pour anticiper les besoins futurs. Il est primordial de construire des scénarios financiers qui tiennent compte des variations de revenus, des cycles de financement et des imprévus. Cela inclut l’analyse des postes de dépenses critiques et l’identification des leviers pour améliorer les liquidités.
- Optimiser les cycles de paiement : réduire les délais d’encaissement des clients (grâce à des relances systématiques et des conditions de paiement avantageuses) et négocier des délais plus longs avec les fournisseurs peuvent améliorer la trésorerie.
- Construire une réserve de sécurité : même avec une gestion efficace, il est prudent de prévoir un fonds de secours pour pallier les périodes de tension financière. Les startups devraient viser à disposer de liquidités couvrant au moins trois mois de charges fixes.
En prenant ces mesures, une startup peut sécuriser son avenir financier et réduire les risques liés à une mauvaise gestion de trésorerie.
2. Mal catégoriser les dépenses
Une erreur fréquente consiste à ne pas différencier correctement les dépenses d’investissement (CAPEX) des charges d’exploitation (OPEX). Cette confusion, souvent liée à un manque de connaissance ou à une absence de suivi rigoureux, peut entraîner des erreurs significatives dans les déclarations fiscales et comptables, ainsi que dans les présentations faites aux investisseurs.
Les conséquences :
- Avoir un impact sur les résultats financiers : une mauvaise classification peut fausser la vision de la rentabilité de l’entreprise. Par exemple, des dépenses d’investissement, amortissables sur plusieurs années, pourraient être comptabilisées comme des charges, réduisant artificiellement le résultat net.
- Des sanctions fiscales : une erreur dans la déclaration des dépenses peut entraîner des redressements fiscaux coûteux, notamment si des dépenses sont mal catégorisées en vue de déductions fiscales.
- Une perte de crédibilité : une présentation financière incohérente peut inquiéter les investisseurs, qui pourraient percevoir une gestion hasardeuse des finances.
Comment éviter cette erreur ?
- Formation et sensibilisation : les dirigeants doivent être formés pour comprendre les différences entre CAPEX et OPEX. Cela inclut des exemples concrets : l’achat d’un ordinateur pour un développeur est une dépense d’investissement (CAPEX), tandis que l’abonnement à un logiciel est une charge d’exploitation (OPEX).
- Mettre en place une politique comptable claire : il est nécessaire de définir une politique comptable adaptée. Cela inclut l’établissement de procédures pour identifier et classer correctement les dépenses dès leur engagement.
- Accompagnement par un expert-comptable : faire appel à un cabinet spécialisé comme wilhow garantit une relecture experte des comptes et des déclarations. Nous aidons également à préparer des états financiers cohérents et attractifs pour les investisseurs.
- Auditer régulièrement les dépenses : une vérification périodique des classifications permet de corriger les erreurs avant qu’elles ne deviennent problématiques. Cela peut inclure une analyse trimestrielle des principaux postes de dépenses pour vérifier leur adéquation avec les politiques établies.
En suivant ces bonnes pratiques, les startups peuvent éviter des erreurs coûteuses, gagner en crédibilité auprès de leurs partenaires financiers et s’assurer que leurs résultats reflètent fidèlement leur performance.
3. Ne pas anticiper les obligations fiscales
Les startups, souvent focalisées sur leur produit ou leur marché, sous-estiment les exigences fiscales et les délais liés aux déclarations d’impôts. L’ignorance ou le manque de préparation dans ce domaine peut avoir des conséquences coûteuses.
Les conséquences :
- Des pénalités financières : les retards dans les déclarations ou les paiements entraînent fréquemment des amendes importantes, grevant des trésoreries déjà sous pression.
- Des risques de contrôles : une gestion fiscale approximative ou des irrégularités peuvent alerter les administrations fiscales, exposant l’entreprise à des audits complexes et chronophages.
- Une perte de confiance des investisseurs : une mauvaise gestion des obligations fiscales peut susciter des doutes sur la capacité de la startup à gérer efficacement ses finances.
Comment éviter cette erreur ?
- Rester informé : suivre les évolutions légales et les règlements applicables, notamment en s’appuyant sur des experts. Par exemple, la nouvelle obligation du rapport extra-comptable (CSRD) à partir de 2025 est une exigence que beaucoup de scale-up pourraient ignorer.
- Externaliser la gestion fiscale et sociale : travailler avec des cabinets spécialisés permet de déléguer ces tâche complexe et à forte responsabilité. Une veille fiscale et sociale constante est primordiale pour ne pas rater des subventions par exemple ou de nouveaux mécanismes tels que les JEIC ou JEIR.
- Planifier les échéances fiscales : les startups doivent anticiper leurs paiements d’impôts et optimiser leurs déclarations pour éviter tout retard ou omission. Cela inclut l’intégration d’outils automatisés pour suivre les échéances et générer des rapports conformes.
- Établir une réserve pour les impôts : prévoir une part de la trésorerie dédiée spécifiquement au règlement des obligations fiscales est une bonne pratique pour éviter les tensions de trésorerie.
En anticipant leurs obligations fiscales, les startups évitent non seulement les sanctions, mais renforcent également leur image de fiabilité auprès des investisseurs et partenaires.
4. Ne pas prévoir un reporting financier régulier
Un reporting financier clair est un outil stratégique essentiel. Pourtant, de nombreuses startups, prises par le quotidien, négligent cette pratique. Un suivi financier structuré ne sert pas uniquement à respecter des obligations administratives, mais aussi à orienter les décisions stratégiques et à convaincre les investisseurs.
Les conséquences :
- Un manque de transparence : les investisseurs peuvent perdre confiance en l’entreprise si les données financières sont floues ou insuffisamment documentées.
- Prise de décisions mal informées : sans une vision précise et actualisée des performances, les dirigeants peuvent prendre des décisions hasardeuses ou manquer des opportunités clés.
- Des difficultés à lever des fonds : les investisseurs attendent des rapports financiers solides pour évaluer les perspectives de l’entreprise. Un reporting inexistant ou incohérent peut compromettre une levée de fonds.
Comment éviter cette erreur ?
- Mettre en place des KPIs pertinents : les indicateurs clés de performance doivent être adaptés au modèle économique de la startup. Par exemple, une startup SaaS suivra des KPIs comme le churn, l’ARR ou le CAC.
- Utiliser des outils automatisés : des solutions comme Finthesis, intégrées avec Pennylane, permettent de générer des tableaux de bord financiers en temps réel, facilitant la compréhension et l’analyse des performances.
- Actualiser régulièrement les données : les startups doivent mettre en place un processus de mise à jour périodique des données financières, garantissant ainsi leur fiabilité.
- Partager les rapports avec les parties prenantes : une communication claire et régulière avec les investisseurs et les partenaires renforce la crédibilité et favorise une collaboration productive.
En adoptant une discipline de reporting financier, les startups peuvent mieux piloter leur croissance, inspirer confiance et réagir rapidement aux défis.
5. Gérer seul(e) la comptabilité sans accompagnement professionnel
La volonté de réaliser des économies pousse souvent les startups à gérer leur comptabilité en interne ou à l’externaliser à des prestataires non spécialisés. Cette approche peut sembler rentable à court terme, mais elle présente de nombreux risques à long terme.
Les conséquences :
- Des erreurs coûteuses : mauvaises déclarations, oublis de certaines obligations ou traitement inapproprié des opérations spécifiques aux startups. Le rattrapage de ces manquements s’en trouve in fine souvent plus couteux.
- Des pertes de temps : les fondateurs passent souvent un temps précieux sur des tâches administratives au lieu de se concentrer sur leur cœur de métier.
- Manque d’optimisation : un expert-comptable spécialisé peut identifier des opportunités de réduction des coûts ou d’optimisation fiscale que les entrepreneurs ignorent souvent. Des mécanismes comme la production immobilisée qui permettent d’améliorer l’EBITDA, sont souvent méconnue des dirigeants.
Comment éviter cette erreur ?
- Choisir un partenaire adapté : votre partenaire doit vous offrir un accompagnement sur mesure, combinant expertise comptable et solutions digitales modernes pour simplifier la gestion des finances. Il est parfois plus pertinent de se tourner vers des cabinets à taille humaine, qui seront plus proche de votre startup.
- Tirer parti de conseils stratégiques : en plus de la gestion comptable, votre partenaire doit vous fournir des recommandations adaptées aux besoins spécifiques des startups, qu’il s’agisse de levées de fonds, de gestion de trésorerie ou de structuration juridique.
La solution ultime : confier votre comptabilité à des experts start-up
Les erreurs comptables peuvent paraître mineures, mais elles ont souvent des conséquences majeures pour les startups. Une gestion financière précise est une base essentielle pour la pérennité et la croissance de toute entreprise innovante.
Faire appel à un expert-comptable spécialisé comme wilhow permet de transformer la comptabilité en un véritable levier de croissance. N’attendez pas que les erreurs prennent le pas, contactez-nous !
Grégory Humé
Mehdi Azaiez
